Arbeitspapier: Konzept zur Besetzung und Vorbereitung von Mandaten Einleitung Die Mittelstandsvereinigung Ostbelgien (MSVO) hat sich zum Ziel gesetzt, die ihr zustehenden Mandate in verschiedenen Gremien der Region aktiv und professionell zu besetzen. Dieses Arbeitspapier beschreibt das Konzept, wie diese Aufgabe systematisch umgesetzt werden soll, um die Interessen der Mitglieder optimal zu vertreten. Die MSVO sollte seine Standpunkte klar definieren damit diese wie ein roter Faden überall stimmig und einheitlich hervorgehoben werden können.

Schritte zur Umsetzung 1. Mandatsliste erstellen Erstellung einer vollständigen Übersicht aller Gremien und Mandate, die der MSVO zustehen. Diese Liste bildet die Grundlage für die systematische Besetzung und Betreuung der Mandate. Hier aktuell bekannter Stand :

• Wirtschafts- und Sozialrat (WSR) CHAVET Eric
• Rat für Familienleistungen KELLER Karin
• Wirtschaftsförderungsgesellschaft (WFG) THIEMANN Rainer, BREMEN Yvonne
• Fachkräftebündnis Ostbelgien CHAVET Eric
• IAWM (Institut für Aus-&Weiterbildung) GANGOLF Ewald, LANGER Johan
• Arbeitsamt der DG SCHMATZ Oliver
• Dienstelle für selbstbestimmtes Leben FAYMONVILLE Bruno
• ZAWM St.Vith FONK Eric
• ZAWM Eupen RINCK Richard, HANSEN Pascal, HANSEN Stephanie
• ESF (Europäischer Sozial Fond) SCHRÖDER Frank

2. Informationsbeschaffung Anfrage und Sammlung relevanter Unterlagen, wie:

3. Auswahl der Mandatsträger Festlegung von Anforderungsprofilen für Mandatsträger und systematische Auswahl geeigneter Personen. Erstellung kleiner Unterstützungskomitees zur Begleitung der Mandatsträger bei der Vor- und Nachbearbeitung der Sitzungen und der zu behandelnden Themen. 4. Vorbereitung und Schulung Eventuell Schulungen und Informationsveranstaltungen für Mandatsträger und Interessierte, um sie auf ihre Aufgaben vorzubereiten. Gesetzlicher Rahmen, Rechte, Pflichte Vertraulichkeit, Prozeduren… 5. Organisation und Dokumentation Erstellung eines Kalenders mit allen Sitzungsterminen. Vor jeder Versammlung kann eine E-Mail an die Mitglieder der MSVO versendet werden, um zu fragen, ob jemand Vorschläge oder Fragen and das Gremium hat, bzw. einen speziellen Punkt vortragen oder ansprechen möchte. Es soll sichergestellt werden, dass, alle Protokolle der Sitzungen erstellt und mitgeteilt werden. Die Sekretäre der Gremien sind dafür verantwortlich. Das ermöglicht es den Mandatsträgern nachzulesen, ob der Inhalt der Sitzungen wahrheitsgetreu erfasst wurden. Auf dieser Grundlage kann anschließend eine regelmäßige Kommunikation mit den Mitgliedern über Informationen und Ergebnisse geteilt werden.

• Statuten der Organisation
• 3 letzten Jahresabschlüsse
• Berichte der Geschäftsführung
• Protokolle vergangener Sitzungen der letzten 3 Jahre
• Interne Betriebsordnung (ROI) falls eine besteht
• Aufgaben, Rechte und Pflichten der Ratsmitglieder
• Erwartungen an die Ratsmitglieder

Vorstellung

Liebe Vorstandsmitglieder, heute möchte ich euch ein neues Projekt vorstellen, das die Besetzung unserer Mandate in den öffentlichen Gremien der deutschsprachigen Gemeinschaft optimieren soll. Unser Ziel ist es, die Interessen unserer Mitglieder noch besser zu vertreten. Dafür planen wir eine systematische Erfassung und Besetzung der Mandate. Wir werden klare Anforderungen an die Mandatsträger definieren und kleine Unterstützungskomitees bilden, um sie bestmöglich zu begleiten. Zusätzlich bieten wir Schulungen an, um alle gut vorzubereiten. Wir erwarten, dass dies nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch das Engagement unserer Mitglieder stärkt. Ich freue mich auf eure Unterstützung und bin gespannt auf eure Fragen. Vielen Dank!

An den Vorstand von [Name des Gremiums/der Organisation] [Adresse des Gremiums/der Organisation] Betreff: Anfrage zur Vorbereitung auf die Teilnahme an Ihrem Gremium Sehr geehrte Damen und Herren, die Mittelstandsvereinigung Ostbelgien (MSVO) setzt sich seit vielen Jahren für die Interessen der Selbstständigen und Kleinunternehmer in der Region ein. Um unsere Mitglieder noch besser vertreten zu können, möchten wir die Mandate, die unserer Vereinigung in Ihren Gremien zustehen, nun auch besetzen. Unser Ziel ist es, gemeinsam mit Ihnen an einer konstruktiven und erfolgreichen Zusammenarbeit zu arbeiten, die auf fundierter Vorbereitung und einem klaren Verständnis der Aufgaben basiert. Dazu bitten wir höflich um Ihre Unterstützung bei der Bereitstellung der folgenden Unterlagen und Informationen: 1. Statuten Ihrer Organisation 2. Kopie der letzten Jahresabschlüsse 3. Berichte der Geschäftsführung 4. Sonstige Berichte oder Veröffentlichungen 5. Protokolle der Verwaltungsratssitzungen der letzten zwei Jahre 6. Eine Übersicht der Aufgaben, Rechte und Pflichten der Mitglieder Ihres Verwaltungsrates bzw. Gremiums Diese Dokumente ermöglichen es uns, uns umfassend auf die Mandate vorzubereiten, die Dynamik und die Ziele Ihrer Organisation zu verstehen und aktiv an den Sitzungen teilzunehmen. Wir möchten damit sicherstellen, dass die Interessen unserer Mitglieder optimal vertreten und gleichzeitig Ihre Erwartungen erfüllt werden. Selbstverständlich behandeln wir alle erhaltenen Unterlagen vertraulich und nutzen diese ausschließlich zu den genannten Zwecken. Sollten Sie weitere Informationen oder Klarstellungen benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Wir danken Ihnen herzlich für Ihre Unterstützung und freuen uns auf eine konstruktive Zusammenarbeit. Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name] [Ihre Position] Mittelstandsvereinigung Ostbelgien (MSVO) [Ihre Kontaktdaten]

KNOL (Key news online) – MSVO aktuell

Top-Down-Kommunikation

Diese Vorgehensweise schickt einmal die Woche ein kurzes Statement über ein News, welches interessant und relevant ist.

Whatsapp only-Push Gruppe

Eine WhatsApp-Gruppe kann eine nützliche Plattform für den Informationsaustausch sein. Allerdings gibt es in WhatsApp keine direkte Möglichkeit, Beiträge in einem Vorraum zu blockieren oder zu moderieren. Ein möglicher Ansatz könnte sein: 1. Ein Admin-Team: Ein kleines Team von Moderatoren könnte die Beiträge überwachen und genehmigen, bevor sie an die Gruppe weitergeleitet werden. 2. Einweg-Kommunikation: Du könntest eine Broadcast-Liste verwenden, in der nur die Admins Nachrichten senden können, während die Mitglieder direkt mit den Admins kommunizieren, um Vorschläge oder Beiträge einzureichen.