Arbeitspapier: Konzept zur Besetzung und Vorbereitung von Mandaten Einleitung Die Mittelstandsvereinigung Ostbelgien (MSVO) hat sich zum Ziel gesetzt, die ihr zustehenden Mandate in verschiedenen Gremien der Region aktiv und professionell zu besetzen. Dieses Arbeitspapier beschreibt das Konzept, wie diese Aufgabe systematisch umgesetzt werden soll, um die Interessen der Mitglieder optimal zu vertreten. Die MSVO sollte seine Standpunkte klar definieren damit diese wie ein roter Faden berall stimmig und einheitlich hervorgehoben werden knnen.

Schritte zur Umsetzung 1. Mandatsliste erstellen Erstellung einer vollstndigen bersicht aller Gremien und Mandate, die der MSVO zustehen. Diese Liste bildet die Grundlage fr die systematische Besetzung und Betreuung der Mandate. Hier aktuell bekannter Stand : * Wirtschafts- und Sozialrat (WSR) CHAVET Eric * Rat fr Familienleistungen KELLER Karin * Wirtschaftsfrderungsgesellschaft (WFG) THIEMANN Rainer, BREMEN Yvonne * Fachkrftebndnis Ostbelgien CHAVET Eric * IAWM (Institut fr Aus-&Weiterbildung) GANGOLF Ewald, LANGER Johan * Arbeitsamt der DG SCHMATZ Oliver * Dienstelle fr selbstbestimmtes Leben FAYMONVILLE Bruno * ZAWM St.Vith FONK Eric * ZAWM Eupen RINCK Richard, HANSEN Pascal, HANSEN Stephanie * ESF (Europischer Sozial Fond) SCHRDER Frank

2. Informationsbeschaffung Anfrage und Sammlung relevanter Unterlagen, wie: * Statuten der Organisation * 3 letzten Jahresabschlsse * Berichte der Geschftsfhrung * Protokolle vergangener Sitzungen der letzten 3 Jahre * Interne Betriebsordnung (ROI) falls eine besteht * Aufgaben, Rechte und Pflichten der Ratsmitglieder * Erwartungen an die Ratsmitglieder 3. Auswahl der Mandatstrger Festlegung von Anforderungsprofilen fr Mandatstrger und systematische Auswahl geeigneter Personen. Erstellung kleiner Untersttzungskomitees zur Begleitung der Mandatstrger bei der Vor- und Nachbearbeitung der Sitzungen und der zu behandelnden Themen. 4. Vorbereitung und Schulung Eventuell Schulungen und Informationsveranstaltungen fr Mandatstrger und Interessierte, um sie auf ihre Aufgaben vorzubereiten. Gesetzlicher Rahmen, Rechte, Pflichte Vertraulichkeit, Prozeduren 5. Organisation und Dokumentation Erstellung eines Kalenders mit allen Sitzungsterminen. Vor jeder Versammlung kann eine E-Mail an die Mitglieder der MSVO versendet werden, um zu fragen, ob jemand Vorschlge oder Fragen and das Gremium hat, bzw. einen speziellen Punkt vortragen oder ansprechen mchte. Es soll sichergestellt werden, dass, alle Protokolle der Sitzungen erstellt und mitgeteilt werden. Die Sekretre der Gremien sind dafr verantwortlich. Das ermglicht es den Mandatstrgern nachzulesen, ob der Inhalt der Sitzungen wahrheitsgetreu erfasst wurden. Auf dieser Grundlage kann anschlieend eine regelmige Kommunikation mit den Mitgliedern ber Informationen und Ergebnisse geteilt werden.

Vorstellung

Liebe Vorstandsmitglieder, heute mchte ich euch ein neues Projekt vorstellen, das die Besetzung unserer Mandate in den ffentlichen Gremien der deutschsprachigen Gemeinschaft optimieren soll. Unser Ziel ist es, die Interessen unserer Mitglieder noch besser zu vertreten. Dafr planen wir eine systematische Erfassung und Besetzung der Mandate. Wir werden klare Anforderungen an die Mandatstrger definieren und kleine Untersttzungskomitees bilden, um sie bestmglich zu begleiten. Zustzlich bieten wir Schulungen an, um alle gut vorzubereiten. Wir erwarten, dass dies nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch das Engagement unserer Mitglieder strkt. Ich freue mich auf eure Untersttzung und bin gespannt auf eure Fragen. Vielen Dank!

An den Vorstand von [Name des Gremiums/der Organisation] [Adresse des Gremiums/der Organisation] Betreff: Anfrage zur Vorbereitung auf die Teilnahme an Ihrem Gremium Sehr geehrte Damen und Herren, die Mittelstandsvereinigung Ostbelgien (MSVO) setzt sich seit vielen Jahren fr die Interessen der Selbststndigen und Kleinunternehmer in der Region ein. Um unsere Mitglieder noch besser vertreten zu knnen, mchten wir die Mandate, die unserer Vereinigung in Ihren Gremien zustehen, nun auch besetzen. Unser Ziel ist es, gemeinsam mit Ihnen an einer konstruktiven und erfolgreichen Zusammenarbeit zu arbeiten, die auf fundierter Vorbereitung und einem klaren Verstndnis der Aufgaben basiert. Dazu bitten wir hflich um Ihre Untersttzung bei der Bereitstellung der folgenden Unterlagen und Informationen: 1. Statuten Ihrer Organisation 2. Kopie der letzten Jahresabschlsse 3. Berichte der Geschftsfhrung 4. Sonstige Berichte oder Verffentlichungen 5. Protokolle der Verwaltungsratssitzungen der letzten zwei Jahre 6. Eine bersicht der Aufgaben, Rechte und Pflichten der Mitglieder Ihres Verwaltungsrates bzw. Gremiums Diese Dokumente ermglichen es uns, uns umfassend auf die Mandate vorzubereiten, die Dynamik und die Ziele Ihrer Organisation zu verstehen und aktiv an den Sitzungen teilzunehmen. Wir mchten damit sicherstellen, dass die Interessen unserer Mitglieder optimal vertreten und gleichzeitig Ihre Erwartungen erfllt werden. Selbstverstndlich behandeln wir alle erhaltenen Unterlagen vertraulich und nutzen diese ausschlielich zu den genannten Zwecken. Sollten Sie weitere Informationen oder Klarstellungen bentigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfgung. Wir danken Ihnen herzlich fr Ihre Untersttzung und freuen uns auf eine konstruktive Zusammenarbeit. Mit freundlichen Gren [Ihr Name] [Ihre Position] Mittelstandsvereinigung Ostbelgien (MSVO) [Ihre Kontaktdaten]

KNOL (Key news online) MSVO aktuell

Top-Down-Kommunikation

Diese Vorgehensweise schickt einmal die Woche ein kurzes Statement ber ein News, welches interessant und relevant ist.

Whatsapp only-Push Gruppe

Eine WhatsApp-Gruppe kann eine ntzliche Plattform fr den Informationsaustausch sein. Allerdings gibt es in WhatsApp keine direkte Mglichkeit, Beitrge in einem Vorraum zu blockieren oder zu moderieren. Ein mglicher Ansatz knnte sein: 1. Ein Admin-Team: Ein kleines Team von Moderatoren knnte die Beitrge berwachen und genehmigen, bevor sie an die Gruppe weitergeleitet werden. 2. Einweg-Kommunikation: Du knntest eine Broadcast-Liste verwenden, in der nur die Admins Nachrichten senden knnen, whrend die Mitglieder direkt mit den Admins kommunizieren, um Vorschlge oder Beitrge einzureichen.